Các phẩm chất cần thiết của nhà quản trị giỏi

thành một môn khoa học độc lập. Trong quá trình phát triển của mình, quản trị học
đã kết hợp với nhiều môn khoa học khác, sử dụng những luận điểm và những thành
tựu của chúng để giải quyết nhiều vấn đề của lý luận và thực tiễn quản trị.
3.2. Quản trị là một nghệ thuật
Một nhà quản trị nổi tiếng đã nói rằng: “Một vị tướng tài thì không cần biết kỹ
thuật điều khiển tên lửa như thế nào, kỹ thuật lái máy bay ra sao và làm thế nào để
xe tăng vượt qua được chướng ngại vật, nhưng phải biết khi nào thì dùng pháo và
loại pháo cỡ nào sẽ mang lại hiệu quả mong muốn. Khi nào thì dùng máy bay, khi
nào dùng xe tăng. Sự phối hợp của chúng như thế nào và có thể mang lại những hiệu
quả gì? Phải làm gì để có thể sử dụng tốt nhất các loại vũ khí đó? Người làm tướng
phải nắm chắc những kiến thức loại này và phải luôn sáng tạo. Trong lĩnh vực quản
trị kinh doanh cũng vậy”.
Như vậy có thể nhận thấy tính nghệ thuật của quản trị xuất phát từ tính đa dạng
phong phú, muôn hình muôn vẻ của các sự vật và hiện tượng trong quá trình quản trị
vì dù đã có khoa học về quản trị nhưng không phải mọi hiện tượng đều mang tính
quy luật và không phải mọi quy luật có liên quan đến quá trình quản trị đều đã được
nhận thức thành lý luận.
Không nên quan niệm nghệ thuật quản trị như người ta thường hay nghĩ đó là
cha truyền con nối. Cũng không được phủ nhận mặt khoa học của quản trị. Sẽ là sai
lầm khi cho rằng người lãnh đạo là một loại nghệ sĩ có tài năng bẩm sinh không ai
có thể học được cách lãnh đạo. Cũng không ai có thể dạy được việc đó nếu người
học không có năng khiếu. Thực ra khoa học và nghệ thuật trong quản trị luôn luôn
song hành với nhau, mà người quản trị luôn phải vận dụng khéo léo những kinh
nghiệm trong thực tiễn để giải quyết rất nhiều những tình huống cụ thể phát sinh
trong sản xuất kinh doanh như nghệ thuật sử dụng con người ( đặt đúng chỗ, đúng
khả năng), nghệ thuật mua hàng (làm sao mua được nguyên vật liệu tốt, rẻ, nhanh),
nghệ thuật bán hàng, “câu khách” và trong thực tế người ta nghiên cứu nghệ thuật
quản trị không chỉ từ những kinh nghiệm thành công mà cả những kinh nghiệm thất
bại.
3.3. Quản trị là một nghề
Trang 5
Đặc điểm này được hiểu theo nghĩa có thể đi học nghề để tham gia các hoạt
động quản trị nhưng có thành công hay không, có giỏi nghề hay không lại còn tuỳ
thuộc vào nhiều yếu tố của nghề (học ở đâu?, ai dạy cho?, cách học nghề ra sao?
chương trình học thế nào?, người dạy có thực tâm truyền hết nghề hay không? Năng
khiếu nghề nghiệp, ý chí làm giàu, lương tâm nghề nghiệp của người học nghề ra
sao? các tiền đề tối thiểu về vật chất ban đầu cho sự hành nghề có bao nhiêu?).
Như vậy, muốn quá trình quản trị có kết quả thì trước tiên nhà quản trị tương lai
phải được phát hiện năng lực, được đào tạo về nghề nghiệp, kiến thức, tay nghề,
kinh nghiệm một cách chu đáo để phát hiện, nhận thức một cách chuẩn xác và đầy
đủ các quy luật khách quan, đồng thời có phương pháp nghệ thuật thích hợp nhằm
tuân thủ đúng các đòi hỏi của các quy luật đó.
Trang 6
Chương II: Nhà quản trị
I. Nhà quản trị
1. Thế nào là nhà quản trị
Nhà quản trị là những người làm việc trong các tổ chức, công việc của họ là phối
hợp, định hướng, lựa chọn, quyết định và kết dính các công việc không phải là quản
trị trong một tổ chức lại với nhau để đạt mục tiêu chung của chính tổ chức đó.
Các nhà quản trị làm việc trong các tổ chức nhưng không phải ai trong tổ chức
cũng là nhà quản trị. Các thành viên trong tổ chức có thể chia làm hai loại: người
thừa hành và nhà quản trị.
Người thừa hành là người trực tiếp thực hiện một công tác và không có trách
nhiệm hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và giám sát hoạt động của những người khác.
Trái lại các nhà quản trị có trách nhiệm chỉ huy điều khiển, giám sát hoạt động của
những người khác. Ví dụ trong một xí nghiệp, công nhân trực tiếp sản xuất là những
người thừa hành, còn tổ trưởng, quản đốc, giám đốc là những nhà quản trị.
2. Các cấp quản trị
Hoạt động quản trị cũng là một dạng hoạt động xã hội của con người, và chính vì
vậy nó cũng cần được chuyên môn hoá. Trong mỗi tổ chức các công việc về quản trị
không chỉ có tính chuyên môn hoá cao mà nó còn mang tính thứ bậc rõ nét. Tuỳ
theo cấp bậc có thể chia các nhà quản trị thành 3 loại: các nhà quản trị cao cấp, các
nhà quản trị cấp giữa và các nhà quản trị cấp cơ sở. Thứ bậc của 3 cấp quản trị này
được mô tả trong mô hình sau:
Cấp Các quyết định chiến lược
cao
Cấp giữa Các quyết định chiến thuật
Trang 7
Cấp cơ sở Các quyết định tác nghiệp
Những người thực hiện Thực hiện quyết
định
2.1. Quản trị viên cao cấp (Top managers)
Đó là các nhà quản trị hoạt động ở cấp bậc tối cao trong một tổ chức. Họ chịu
trách nhiệm về những thành quả cuối cùng của tổ chức. Nhiệm vụ của các nhà quản
trị cấp cao là đưa ra các quyết định chiến lược, tổ chức thực hiện chiến lược, duy trì
và phát triển tổ chức. Các chức danh chính của quản trị viên cao cấp trong sản xuất
kinh doanh thường là: Chủ tịch hội đồng quản trị, các uỷ viên hội đồng quản trị, các
tổng giám đốc, các phó tổng giám đốc, giám đốc, các phó giám đốc.
2.2. Quản trị viên cấp giữa hay cấp trung gian (Middle Managers)
Đó là các nhà quản trị hoạt động ở dưới các quản trị viên cao cấp, nhưng ở trên
các quản trị viên cấp cơ sở. Nhiệm vụ của họ là đưa ra các quyết định chiến thuật
thực hiện các kế hoạch và chính sách của doanh nghiệp, phối hợp các hoạt động các
công việc để hoàn thành mục tiêu chung.
Các quản trị viên cấp giữa thường là các trưởng phòng, ban, các phó phòng, phó
quản đốc
2.3. Các quản trị viên cấp cơ sở (Fist- Line Managers)
Đây là các quản trị viên ở cấp bậc cuối cùng trong hệ thống cấp bậc của các nhà
quản trị trong cùng một tổ chức. Nhiệm vụ của họ là đưa ra các quyết định tác
nghiệp nhằm đốc thúc, hướng dẫn điều khiển các nhân viên trong các công việc sản
xuất kinh doanh, công việc cụ thể hàng ngày, nhằm thực hiện mục tiêu chung.
Các quản trị viên cấp cơ sở thường là đốc công, trưởng ca, tổ trưởng sản xuất, tổ
trưởng các tổ bán hàng.
Trang 8
3. Vai trò và kỹ năng của các nhà quản trị
3.1. Vai trò của nhà quản trị
Trong tác phẩm “Tính chất công việc của giám đốc”, Henry Minzberg cho rằng
công việc của một nhà quản trị đặc biệt là của nhà quản trị cấp cao khác với công
việc của một công nhân cơ khí, một kỹ sư, một tổng biên tập, một nhân viên bán
hàng bởi tính chất gấp gáp,đa dạng và lặt vặt của nó, khối lượng công việc của họ
rất lớn, chính vì vậy họ có vai trò đặc biệt quan trọng trong tổ chức. Sau khi nghiên
cứu một cách cẩn thận, ông đã đưa ra kết luận rằng nhà quản trị thực hiện 10 vai trò
khác nhau trong 3 nhóm và rất liên quan đến nhau.
3.1.1. Vai trò quan hệ với con người
Sống và làm việc trong một tổ chức mọi cá nhân thường có quan hệ chặt chẽ
và mật thiết với nhau, nhưng với tư cách là nhà quản trị họ thường có những vai trò
cơ bản sau:
- Vai trò đại diện cho tổ chức: Với quyền uy chính thức của mình, nhà quản
trị là người tượng trưng cho tổ chức và phải thực hiện nhiều chức trách thuộc tính
chất này.Trong những chức trách này có một số mang tính hành chính, một số mang
tính cổ vũ lòng người, nhưng đều là những việc có liên quan đến quan hệ giữa
người với người, không liên quan đến việc xử lý thông tin quan trọng và ra quyết
định quản lý. Trong một số tình huống, sự tham gia của nhà quản trị là điều mà pháp
luật đòi hỏi như ký kết một văn bản. Trong một số trường hợp khác sự tham gia của
nhà quản trị được coi như một nhu cầu xã hội, như chủ trì một số cuộc họp hoặc
một số nghi lễ để tăng thêm ý nghĩa và tầm quan trọng của chúng.
- Vai trò người lãnh đạo: Nhà quản trị là người chịu trách nhiệm động viên
và dẫn dắt cấp dưới, bao gồm việc thuê, dùng, huấn luyện, đánh giá, đãi ngộ, đề bạt,
biểu dương, can thiệp và cho thôi việc. Sự thành công của tổ chức là do tâm sức và
khả năng nhìn xa trông rộng của các nhà quản trị quyết định. Nếu nhà quản trị bất
tài thì tổ chức sẽ rơi vào tình trạng đình đốn. Vai trò lãnh đạo của các nhà quản trị là
ở chỗ kết hợp các nhu cầu cá nhân của các thành viên trong tổ chức với mục tiêu
của tổ chức đó, do đó mà thúc đẩy quá trình tác nghiệp một cách hữu hiệu.
Trang 9
- Vai trò người liên lạc: Vai trò này liên quan đến mối quan hệ giữa nhà quản
trị với vô số những cá nhân và đoàn thể ở bên ngoài tổ chức. Nhà quản trị thông qua
các kênh chính thức, thiết lập và duy trì mối quan hệ của tổ chức với những cá nhân
và đoàn thể ở bên ngoài tổ chức. Vai trò liên lạc là một bộ phận then chốt trong các
chức năng của giám đốc. Thông qua vai trò này, nhà quản trị liên lạc với thế giới
bên ngoài sau đó lại thông qua vai trò người phát ngôn, người truyền bá thông tin và
người đàm phán để phát triển hơn nữa mối quan hệ ấy và nhận thức được những
điều bổ ích, những thông tin mà mối quan hệ ấy tạo ra.
3.1.2. Vai trò thông tin
Thời đại ngày nay là thời đại bùng nổ thông tin, thông tin được xem là nguồn
lực thứ tư ở mọi tổ chức, mọi doanh nghiệp. Các hoạt động về quản trị chỉ thực sự
có cơ sở khoa học và có hiệu quả khi nó được xử lý, được thực thi trên cơ sở các
thông tin chính xác đầy đủ và kịp thời. Thông tin không chỉ cần cho các nhà quản trị
mà chính bản thân họ cũng giữ những vai trò cực kỳ quan trọng trong lĩnh vực này.
Nghiên cứu về vai trò thông tin của các nhà quản trị chúng ta thấy:
- Trước hết nhà quản trị có vai trò thu thập và tiếp nhận các thông tin liên
quan đến tổ chức và hoạt động của đơn vị mình.
Nhà quản trị đảm nhận vai trò thu thập thông tin bằng cách thường xuyên xem xét,
phân tích bối cảnh xung quanh tổ chức để nhận ra những tin tức, những hoạt động,
những sự kiện có thể đem lại cơ hội tốt hay sự đe doạ đối với hoạt động của tổ chức.
Công việc này được thực hiện qua việc đọc báo chí, văn bản và qua trao đổi tiếp xúc
với mọi người
- Vai trò thông tin thứ hai của nhà quản trị là vai trò người truyền bá thông
tin, nghĩa là nhà quản trị phổ biến những thông tin liên hệ đến người có liên quan.
Người có liên quan có thể là thuộc cấp, đồng cấp hay thượng cấp. Thông tin có thể
là về những sự thật đang diễn ra hoặc những thông tin có liên quan đến việc lựa
chọn quyết định quản lý và những việc phải làm. Chẳng hạn, khi công ty làm ăn
thua lỗ, giám đốc có thể sẽ phải trình báo cáo lên chủ tịch hội đồng quản trị công ty
về việc sẽ xa thải một số nhân viên, sau đó ông ta thông báo quyết định này cho
trưởng phòng nhân sự.
Trang 10
-Vai trò thông tin thứ ba của nhà quản trị là vai trò người phát ngôn. Có thể
nói vai trò người truyền bá thông tin là vai trò trong nội bộ tổ chức, còn vai trò
người phát ngôn là vai trò đối ngoại. Đó là việc truyền bá những thông tin của tổ
chức cho những cơ quan và cá nhân bên ngoài tổ chức. Mục tiêu của sự phát ngôn
có thể là để giải thích, bảo vệ hay tranh thủ thêm sự ủng hộ cho tổ chức.
3.1.3. Vai trò quyết định
Loại vai trò cuối cùng của nhà quản trị bao gồm 4 vai trò: Vai trò nhà doanh
nghiệp, vai trò người khắc phục khó khăn, vai trò người phân phối nguồn lực và vai
trò người đàm phán (hay nhà thương thuyết).
- Vai trò nhà doanh nghiệp được thể hiện ở chỗ nhà quản trị là người khởi
xướng và thiết kế nhiều cải cách của tổ chức trong phạm vi quyền hạn của mình.
Mục đích của vai trò này là tạo ra những chuyển biến tốt hơn trong đơn vị. Việc này
có thể được thực hiện bằng cách áp dụng một kỹ thuật mới vào một tình huống cụ
thể, hoặc nâng cấp điều chỉnh một kỹ thuật đang áp dụng.
- Trong vai trò người khắc phục khó khăn, nhà quản trị phải xử lý những tình
huống ngoài ý muốn và những biến đổi hàm chứa những nhân tố không thể điều
khiển được. Chẳng hạn như khi một cỗ máy chủ yếu bị hỏng, khi nguồn điện bị cúp,
khi khách hàng chủ yếu đột ngột không mua hàng nữa, khi mặt hàng kinh doanh đột
nhiên bán khá chạy Khi đó vai trò của nhà quản trị trong các tình huống này là
phải nhanh chóng, kịp thời và quyết đoán để đưa tổ chức trở lại hoạt động bình
thường và hạn chế đến mức thấp nhất những thiệt hại có thể có hoặc là tận dụng tối
đa các cơ hội mới, những yếu tố mới để phát triển.
- Khi nhà quản trị ở trong tình huống phải quyết định nên phân phối nguồn
lực cho ai và với số lượng như thế nào, thì đó là lúc nhà quản trị đóng vai trò là
người phân phối nguồn lực. Vai trò này gồm có 3 phần:
* Sắp xếp thời gian của bản thân: Thời gian của nhà quản trị là một
trong những nguồn lực quý báu nhất của tổ chức. Điều quan trọng hơn nữa là việc
sắp xếp thời gian của nhà quản trị có ý nghĩa quyết định đối với lợi ích của tổ chức
và được thực hiện theo thứ tự ưu tiên của tổ chức.
* Sắp xếp công việc: Chức trách của nhà quản trị là thiết lập một chế
độ làm việc của tổ chức mình, làm việc gì, ai làm, thông qua tổ chức nào để
Trang 11
làm Vấn đề này liên quan đến việc phân phối những nguồn lực cơ bản và nói
chung, liên quan đến những phương án làm việc mang tính chất cải tiến. Thực chất
của vấn đề này là sắp xếp công việc cho cấp dưới. Đó là một vấn đề quan trọng
trong phân phối nguồn lực.
* Những quyết định quan trọng phải được nhà quản trị phê chuẩn
trước khi thực hiện: Điều này sẽ giúp nhà quản trị có thể duy trì sự điều khiển liên
tục đối với việc phân phối nguồn lực. Nhà quản trị phải là người giữ quyền phê
chuẩn mọi quyết định quan trọng để đảm bảo cho việc phối hợp các quyết định đó,
khiến cho các quyết định đó bổ sung cho nhau, không trái ngược nhau và lựa chọn
được phương án tốt nhất trong tình hình nguồn lực có hạn. Nếu quyền lực này bị
phân tán thì có thể dẫn đến những quyết định quản lý không ăn khớp và sự không
nhất trí trong chiến lược.
* Cuối cùng nhà quản trị còn đóng vai trò là nhà thương thuyết, đàm
phán, thay mặt cho tổ chức trong quá trình hoạt động. Sở dĩ nhà quản trị phải thay
mặt cho tổ chức tham gia những cuộc đàm phán quan trọng vì họ là người tượng
trưng cho tổ chức. Sự tham gia của họ có thể làm tăng thêm sự tin cậy cho đối
phương. Với tư cách là người phát ngôn của tổ chức, ông ta là người đại diện về mặt
đối ngoại của những thông tin và tiêu chuẩn giá trị của tổ chức. Điều quan trọng hơn
nữa là, với tư cách là người phân phối nguồn lực, ông ta có quyền chi phối nguồn
lực của tổ chức. Đàm phán là trao đổi nguồn lực, nó đòi hỏi người tham gia đàm
phán phải có đủ nguồn lực chi phối và nhanh chóng quyết định vấn đề.
Tóm lại với chức năng và vai trò của mình, nhà quản trị giữ vai trò quan trọng
trong sự thành công hay thất bại của tổ chức và đó cũng là lý do chính của nhu cầu
cấp bách phải đào tạo các nhà quản trị, vì sự nghiệp phát triển kinh tế xã hội của cả
nước.
3.2. Các kỹ năng quản trị
Robert Katz, trong bài viết “Skills of an effective administrator” đăng trên tạp
chí Harvard Business Rewiew trình bày 3 loại kỹ năng mà mỗi quản trị viên cần có,
đó là kỹ năng kỹ thuật, kỹ năng nhân sự, kỹ năng nhận thức hay tư duy. Tầm quan
Trang 12
trọng của 3 loại kỹ năng trên là tuỳ thuộc vào các cấp quản trị khác nhau trong tổ
chức. Điều này đựơc thể hiện trong sơ đồ sau:
Quản trị viên cấp cao Quản trị viên cấp giữaQuản trị viên cấp thấp
Kỹ năng kỹ thuật
Kỹ năng nhân sự
Kỹ năng tư duy
3.2.1. Kỹ năng kỹ thuật (technichcal skills): hoặc chuyên môn nghiệp vụ.
Đây là kỹ năng rất cần cho quản trị viên cấp cơ sở hơn là cho các quản trị
viên cấp trung gian hoặc cao cấp. Ví dụ soạn thảo hợp đồng, lập trình, thiết kế sản
phẩm
3.1.2. Kỹ năng nhân sự (Human skills):
Liên quan đến khả năng cùng làm việc, động viên và điều khiển nhân sự.
Một vài kỹ năng nhân sự cần thiết cho bất cứ quản trị viên nào là biết cách diễn đạt
một cách hiệu quả suy nghĩ của mình, có thái độ quan tâm tích cực đến người khác,
xây dựng không khí hợp tác trong lao động, biết cách tác động và hướng dẫn nhân
sự trong tổ chức để hoàn thành các kết quả kỳ vọng. Kỹ năng nhân sự đối với mọi
cấp quản trị viên đều cần thiết như nhau trong bất kỳ tổ chức nào, dù kinh doanh
hay phi kinh doanh.
3.1.3. Kỹ năng nhận thức hay tư duy (Conceptual skills):
Là cái khó hình thành nhất và khó nhất nhưng lại có vai trò đặc biệt quan
trọng nhất là đối với các nhà quản trị cao cấp. Họ cần có tư duy chiến lược tốt để đề
ra đúng đường lối chính sách đối phó hiệu quả với những bất trắc, đe doạ, kìm hãm
sự phát triển đối với tổ chức. Nhà quản trị cần phải có phương pháp tổng hợp tư duy
hệ thống, biết phân tích mối liên hệ giữa các bộ phận, các vấn đề, biết làm giảm
Trang 13
những sự phức tạp rắc rối xuống một mức độ có thể chấp nhận được trong một tổ
chức.
Như vậy nhìn vào sơ đồ ta thấy ngay rằng ở những cấp quản trị càng cao thì càng
cần nhiều những kỹ năng về tư duy. Ngược lại ở những cấp quản trị càng thấp thì
càng cần nhiều những chuyên môn về kỹ thuật. Kỹ năng nhân sự thì ở đâu, ở cấp
nào cũng cần và cũng đều là quan trọng. Mặc dù vậy trên thực tế những đòi hỏi cụ
thể về mức độ kỹ năng nhân sự có thể có sự khác nhau tuỳ từng loại cán bộ quản trị,
nhưng xét theo quan điểm của nhiều nhà kinh tế thì nó thì nó lại đóng vai trò quan
trọng nhất, góp phần làm cho các nhà quản trị thực hiện thành công các loại kỹ năng
khác của mình vì theo họ “ quản trị là đạt được mục tiêu thông qua người khác”
II. Các phẩm chất cần thiết của một nhà quản trị giỏi
Nhà quản trị giỏi là người luôn hoàn thành mục tiêu và nhiệm vụ của mình, với kết
quả và hiệu quả cao, bất kể trong môi trường thuận lợi hay khó khăn. Chính vì vậy
họ là người mà mọi xã hội đều cần đến bất kể trong một chế độ xã hội nào. Sự thành
công của một tổ chức thường gắn liền với quá trình hoạt động của nhà quản trị,
chính vì vậy có một nhà quản trị giỏi trong tổ chức như có một kho báu tiềm tàng.
Tuy nhiên không phải ai cũng có thể trở thành nhà quản trị giỏi, họ phải có những
phẩm chất cần thiết cho quá trình quản trị của mình. Có rất nhiều ý kiến khác nhau
về các phẩm chất của một nhà quản trị giỏi, nhưng tựu chung lại nhà quản trị cần có
những phẩm chất sau:
1. Khả năng nhận thức và tư duy
Khả năng tư duy là khả năng tuyệt vời nhất của con người mà nhờ đó loài người
mới là chúa tể của muôn loài. Mặc dù quý giá như vậy nhưng không phải ai cũng có
khả năng tư duy như nhau. Điều hiển nhiên là các nhà quản trị cần phải có khả năng
tư duy tốt. Chức vụ càng cao đòi hỏi khả năng tư duy càng lớn.
Một trong những phẩm chất quan trọng về khả năng tư duy ở mỗi nhà quản trị là
khả năng xét đoán. Xét đoán là khả năng đánh giá và dự đoán các sự kiện, sự việc
tin tức một cách khôn ngoan. Muốn có khả năng xét đoán tốt, các nhà quản trị phải
Trang 14

Xem chi tiết: Các phẩm chất cần thiết của nhà quản trị giỏi